En España, la Ley General Tributaria establece que las facturas deben guardarse durante un mínimo de cuatro años. Sin embargo, este plazo puede ser ampliado en función de la naturaleza de la operación registrada en la factura o de las obligaciones contables a las que esté sujeta la empresa.

Por lo tanto, es importante consultar con un asesor fiscal y contable para determinar el plazo de conservación adecuado para su negocio. Te informamos un poco más sobre este asunto a continuación.

¿Qué facturas debes conservar?

Si estás intentando comprender mejor cuáles facturas debes conservar durante cuánto tiempo, has llegado al lugar correcto. Veremos más detalles sobre cuáles facturas debes conservar y cuánto tiempo debes guardarlas.

Es importante que los contribuyentes guarden copias de todas las facturas de sus compras durante, al menos, cuatro años. Esto se debe a que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) puede pedirle a un contribuyente que presente una factura durante un período de cuatro años por motivos de auditoría.

Debería guardar todas sus facturas para adquisiciones importantes, como una vivienda, un vehículo, un bien raíz, equipos, equipos informáticos y cualquier electrodoméstico costoso. Esto asegurará que obtenga la máxima cantidad de deducciones posibles en su declaración de impuestos.

Además de guardar sus facturas de compras grandes, debería tener cuidado de guardar cualquier factura para gastos de su negocio. Esto podría ser una factura para la compra de herramientas o equipos, suministros, costos de publicidad, etc. Todas estas facturas deben archivarse con precisión para que pueda presentarlas como comprobantes cuando presente su declaración de impuestos.

También debe guardar todas sus facturas de tarjetas de crédito y débito. Estas facturas son importantes para la documentación de los gastos realizados. Estas facturas también deben conservarse durante al menos cuatro años para que puedan ser presentadas como comprobantes si es necesario.

¿Es obligatorio guardar las facturas en papel?

Uno de los conceptos básicos para conocer acerca de la conservación de facturas es saber que, a diferencia de lo que muchos creen, no es obligatorio conservar las facturas en papel. Esto tiene la intención de facilitar el proceso de guardado, ya que muchas empresas ahora se están adaptando a la realidad digital, permitiendo guardar las facturas en línea directamente desde su sistema.

Sin embargo, también debemos tener en cuenta que la conservación de facturas impresas es la forma más segura de mantener un registro de nuestras compras. Esto se debe a que, de acuerdo con la ley, la versión impresa de la factura es la única documentación con validez legal. Si bien las copias digitales pueden servir como prueba de compra, para los casos legales se requiere tener una copia impresa.

¿Hay excepciones que me obliguen a conservar determinadas facturas durante un periodo superior?

Es importante destacar que incluso cuando el periodo de conservación general es de cuatro años, hay excepciones que requieren que algunas facturas se conserven durante un periodo mayor. Estos típicamente incluyen cualquier compra inmueble, la compra de un vehículo, … Por ejemplo, la documentación relacionada con compras de inmuebles debe conservarse durante al menos seis años. Esto significa que alguien que compra una propiedad debe guardar toda la documentación relacionada (factura, contrato, etc) durante al menos seis años. De la misma manera, si se realiza una compra de un vehículo, es importante conservar la documentación relacionada durante al menos cinco años, ya que los vehículos principales se consideran bienes duraderos.

En cuanto a impuestos, cuando se trata de facturas relacionadas con impuestos, el periodo de conservación es aún mayor. En el caso español, la documentación fiscal generalmente debe conservarse durante un periodo de seis años. Esto significa que los contribuyentes españoles deben conservar sus facturas fiscales y documentación relacionada durante al menos seis años.

En resumen, aunque el periodo de conservación para la mayoría de facturas comerciales es de cuatro años, hay algunas excepciones que requieren que algunas facturas se conserven durante un periodo mayor. Facturas relacionadas con la compra de bienes inmuebles y vehículos deben conservarse durante al menos seis y cinco años, respectivamente. Cuando se trata de impuestos, la documentación fiscal debe conservarse durante seis años.

¿Cómo se deben guardar las facturas?

Conservar las facturas es una parte importante de su administración de finanzas. Después de todo, las facturas son pruebas escritas de los pagos que hace y el dinero que gasta. Por esta razón, guardarlas adecuadamente y por el tiempo requerido puede ayudarlo a evitar inconvenientes. Para ayudarlo a mantener su administración de finanzas actualizada, aquí hay algunas recomendaciones importantes sobre cómo se deben guardar las facturas.

En primer lugar, es importante saber cuánto tiempo deben conservarse las facturas. Esto generalmente depende del tipo de factura. Por ejemplo, las facturas para bienes duraderos y equipos deben mantenerse durante al menos tres años. Por otro lado, las facturas para bienes no duraderos y servicios sólo deben conservarse durante un año. Es importante tener en cuenta que estos plazos son más largos de lo que algunas personas piensan, por lo que es importante tener cuidado al momento de elegir cuándo deshacerse de las facturas.

Además, hay que tener en cuenta cómo se deben guardar las facturas. Se recomienda guardarlas en una carpeta de archivos de forma organizada. La mejor manera de hacerlo es nombrar una carpeta para cada categoría de facturas. Por ejemplo, podría tener una carpeta para facturas de servicios y otra para facturas de compras. Esto le ayudará a encontrar las facturas fácilmente cuando las necesite. También es recomendable escanear las facturas para tener una copia digital en caso de que se pierdan.

¿ Qué ocurre si has cesado tu actividad?

Si has cesado tu actividad, puedes tener ciertas obligaciones de conservar las facturas que hayas emitido antes de cesar tu actividad. Esto se debe a que, en caso de que recibas alguna reclamación por parte de un cliente o un proveedor, tienes la obligación de poder justificarla.

Por esta razón, el plazo para conservar las facturas después de haber cesado la actividad es mucho mayor que el de una actividad en ejecución. Por lo general, se recomienda conservar las facturas durante un periodo de seis años. Esta es la recomendación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Sin embargo, hay que tener en cuenta que siempre hay algunos casos que son excepcionales. Algunos organismos o autoridades pueden exigir la conservación de facturas durante un periodo mayor. Por lo tanto, en casos especiales, puede ser necesario conservar las facturas durante un periodo de hasta diez años.

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Si necesita asesoramiento fiscal y contable para su empresa, ya sea una gran compañía, una pyme o un autónomo, no dude en consultarnos en nuestra Gestoría de Estepona. Estaremos encantados de poder ayudarle a mejorar su fiscalidad y cumplir con sus obligaciones legales.